Datenschutzordnung

Schützengesellschaft „Edelweiß“ Kirchseeon e. V.

Präambel

Die Schützengesellschaft „Edelweiß“ Kirchseeon e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgabe der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Sport- und Kursbetrieb, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Spender und Lieferanten/Dienstleistern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

(1) Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Eintrag angelegt.

(2) Im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:

1. Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Bankverbindung, Datum des Vereins-/Verbandsbeitritts, Telefonnummern, E-Mail-Adressen
2. ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter,
3. ggf. Abteilungs- und Mannschaftszugehörigkeiten,
4. ggf. Funktion im Verein,
5. ggf. Familienzugehörigkeiten bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

(3) Die unter § 2 (2) genannten Daten sind – mit Ausnahme der Punkte b) bis e) – Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. Die Bereitstellung der übrigen Daten ist freiwillig; sie sind für die Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich.

(4) Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Vereinssatzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung, Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins.

(5) Im Rahmen der Zugehörigkeit zu Landesverbänden (u. a. BSSB, DSB), deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z. B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen sowie dies für die Verbandsverwaltung benötigt wird.

(6) Eine Weitergabe der Daten an Dritte aus anderen als in dieser Datenschutzordnung genannten Zwecken erfolgt nicht.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

(1) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

(2) Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer (Vorname und Nachname) an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

(3) Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Unter öffentlichen Veranstaltungen versteht man u. a. jede Veranstaltung des Vereins, zu der er einlädt.

(4) Auf der Internetseite des Vereins werden ggf. die Daten des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sowie der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht. Die Daten der Mitglieder werden ggf. mit Vornamen, Nachnamen, Alter und/oder Geburtsjahr veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe den Schriftführern zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Die Schriftführer stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

(1) Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

(2) Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

(3) Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen, Anschrift und E-Mail-Adressen als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung ordnungsgemäß vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

(1) Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account für die Mitglieder der Vorstandschaft ein (soweit dies für die Vorstandstätigkeit notwendig ist).

(2) Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, deren private E-Mail-Adressen verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als Blindcopy („bcc“) zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder der Vorstandschaft, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein nicht mehr als 9 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, benennt der Verein keinen Datenschutzbeauftragten. Dies wird mindestens einmal jährlich nach der Mitgliederversammlung überprüft.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

(1) Der Verein unterhält einen zentralen Internetauftritt. Die Einrichtung und Unterhaltung obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit oder den Schriftführern. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Schriftführern und den Administrator vorgenommen werden.

(2) Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit dem Online-Auftritt verantwortlich.

(3) Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der 1. oder 2. Schützenmeister die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des 1. oder 2. Schützenmeisters ist unanfechtbar.

(4) Der genaue Umgang der personenbezogenen Daten, die über die Internetseiten des Vereins dokumentiert werden, regelt die entsprechende Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärung ist auf der jeweiligen Internetseite kenntlich gemacht.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

(1) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,-nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

(2) Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

(3) Bei Verstößen gegen die Datenschutzgrundverordnung oder dem Bundesdatenschutzgesetz erfolgt eine entsprechende Meldung an die Aufsichtsbehörden in der vorgeschriebenen Form.

§ 11 Aufbewahrungsfristen

Die Mitgliederdaten werden spätestens 2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.

§ 12 Mitgliederrechte

(1) Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen die folgenden Rechte in Bezug auf ihre gespeicherten personenbezogenen Daten:

1. Auskunft (derzeit Art. 15 DSGVO)
2. Berichtigung (derzeit Art. 16 DSGVO)
3. Löschung (derzeit Art. 17 DSGVO)
4. Einschränkung der Verarbeitung (derzeit Art. 18 DSGVO)
5. Widerspruch gegen die Verarbeitung (derzeit Art. 21 DSGVO)
6. Datenübertragbarkeit (derzeit Art. 20 DSGVO)

(2) Diese Rechte können schriftlich bei der nach § 4 verantwortlichen Person geltend gemacht werden.

§ 13 Inktrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch die Vorstandschaft des Vereins am 27.08.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Gemäß § 14 der Vereinssatzung wird die Datenschutzordnung bei der nächsten Mitgliederversammlung im Jahr 2019 vorgelegt.